Position:  Global Head of Operations and Facilities

Location: Montreal   

About Us 

The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world’s largest managers, private equity firms, and international corporations.

Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.

What is it like to work here? 

We are driven to excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.

The Opportunity 

We are looking for a Global Head of Operations and Facilities to join our team as part of our Operations Team in Montreal.

Key Duties: 

The GHOF is responsible for leading global operations and facility teams on a strategic/tactical and operational level, responsible for all facilities operational services and processes across all offices.  Manage resources, budgets and contribute to process improvement initiatives as it relates to improving project delivery. This also includes oversight of OPC and OM’s, issues, and risks to ensure successful and on-time project delivery. Responsibilities include, but are not limited to, the following:

The Global Head of Operations and Facilities is a varied and wide-ranging role. This includes, but is not limited to:

• Develop and implement global operations and facility management strategies to support the company's growth and expansion plans;
• Lead and manage a global team responsible for all aspects of facility management, including maintenance, security, waste management, and vendor management;
• Oversee the development of global procedures and guidelines for facility management, including emergency response plans and business continuity strategies.  Working with OM’s and Regional Crisis Management Teams in implementing and consistently re-evaluating business continuity and disaster recovery plans including ensuring policies and procedures are in place in the event of a disaster for each office;
• Ensure compliance with local regulations and industry standards across all facilities as it relates to areas of responsibility;
• Identify and implement initiatives to optimise facility management processes and reduce overall operational expenses;
• Establish and maintain relationships with key stakeholders, such as landlords, contractors, and service providers;
• Establish regular governance meetings with key business leaders to anticipate and plan facilities to accommodate growth and changes in priorities;
• Collaborate with cross-functional teams to ensure efficient and safe operations across all facilities;
• Plan, monitor, and analyse key metrics for day-to-day operations to ensure efficient and timely completion of tasks
• Mentor, develop, and coach team members to execute operations, assist in achieving project goals, career growth, and develop a strong collaborative team-based environment;
• Set global standards for core office services, including reception, mailroom operations, courier handling, meeting room set up, visitor management, and office supplies.
• Define and oversee global joiner and leaver operational processes, including access management and workspace readiness.
• Ensure Operations teams provide consistent, service oriented experience to business stakeholders across all offices.
• Establish global guidelines for day to day facilities activities such as cleaning, maintenance, space planning, and physical security.
• Oversee global vendor standards for facilities and office services to ensure consistency, quality, and value.

Requirements 

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

• 5+ years of experience working with business stakeholders within a cross-functional matrix environment, in a leadership position
• Intermediate level of proficiency with Excel, and PowerPoint with experience presenting to stakeholders and/or Senior Leadership;
• Prior experience with office build-outs and relocations, and a good understanding of typical commercial office space and real estate leases structures;
• Demonstrated ability to establish priorities including the ability to managing when priorities shift, while handling numerous time-sensitive projects with multiple deadlines;
• Excellent written and oral communications skills with the ability to create effective documentation and present ideas in business and user-friendly language;
• Self-motivated and directed.

Benefits & Rewards 

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships.  The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

• Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
• Competitive vacation packages
• Educational assistance and professional development programmes
• Pension plan
• Life insurance
• Travel insurance
• Global mental wellness programme
• Sports clubs and social events

About the Maples Group 

Over five decades, the Maples Group has grown from modest beginnings into one of the world's preeminent professional services firms, offering specialised fiduciary, fund administration, regulatory and compliance, entity formation and management and legal services on the laws of the British Virgin Islands, the Cayman Islands, Ireland, Jersey and Luxembourg.

You can learn more about the Maples Group on our corporate website.  Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants.

“Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based in the Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will take a number of factors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made.”

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Poste :  Responsable mondial des opérations et des installations

Emplacement : Montréal   

À propos de nous 

Le Groupe Maples est un chef de file mondial des services financiers auquel font confiance bon nombre de gestionnaires, de sociétés de capital-investissement et d’entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Nos équipes financières et juridiques, qui travaillent côte à côte, fournissent constamment des services primés à une clientèle mondiale, offrant ainsi des possibilités d’apprentissage et de carrière inégalées à nos 2 500 collègues dans le monde.

Comment est-ce de travailler ici? 

Nous sommes déterminés à exceller et la collaboration est la clé de notre succès continu. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive crée un environnement où les gens peuvent être eux-mêmes au travail, tout en donnant leur meilleur. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d’une équipe mondiale.

L’occasion 

Nous sommes à la recherche d’un responsable mondial des opérations et des installations pour se joindre à notre équipe des opérations à Montréal.

Tâches principales : 

Le responsable mondial des opérations et des installations (RMOI) est chargé de diriger les équipes mondiales des opérations et des installations sur un plan stratégique, tactique et opérationnel, et est responsable de l’ensemble des services et des processus opérationnels des installations dans tous les bureaux.  Il doit gérer les ressources et les budgets et contribuer aux initiatives d’amélioration des processus en vue d’optimiser la réalisation de projets. Cela comprend également la supervision des risques et des enjeux auxquels sont confrontés les coordonnateurs du programme des opérations et les directeurs des opérations afin de garantir la réussite et la livraison des projets dans les temps. Ses responsabilités comprennent, sans s’y limiter, la liste ci-après.

Le poste de responsable mondial des opérations et des installations est à la fois varié et de grande envergure. Le candidat retenu devra notamment :

• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies mondiales d’exploitation et de gestion des installations afin d’appuyer la réalisation des plans de croissance et d’expansion de l’entreprise;
• Diriger et gérer une équipe mondiale responsable de tous les aspects de la gestion des installations, y compris l’entretien, la sécurité, la gestion des déchets et la gestion des fournisseurs;
• Superviser l’élaboration de procédures et de lignes directrices mondiales en matière de gestion des installations, y compris les plans d’intervention en cas d’urgence et les stratégies de continuité des activités.  Collaborer avec les directeurs des opérations et les équipes régionales de gestion des crises pour mettre en œuvre et réévaluer de manière régulière les plans de continuité de l’exploitation et de reprise après sinistre, notamment en veillant à ce que des politiques et des procédures soient en place dans chaque bureau en cas de sinistre;
• Veiller au respect de la réglementation locale et des normes du secteur dans toutes les installations relevant des domaines de responsabilité;
• Trouver et mettre en œuvre des initiatives visant à optimiser les processus de gestion des installations et à réduire les dépenses opérationnelles globales;
• Établir et maintenir des relations avec les principales parties prenantes, comme les propriétaires des bâtiments, les entrepreneurs et les fournisseurs de services;
• Organiser des réunions de gouvernance régulières avec des cadres supérieurs afin d’anticiper et de planifier les installations pour tenir compte de la croissance et de l’évolution des priorités;
• Collaborer avec des équipes interfonctionnelles afin d’assurer des opérations efficaces et sécuritaires dans toutes les installations;
• Planifier, surveiller et analyser les indicateurs clés des opérations quotidiennes afin de garantir une exécution des tâches efficace et en temps opportun;
• Encadrer, faire progresser et accompagner les membres de l’équipe dans l’exécution des opérations, contribuer à la réalisation des objectifs des projets, favoriser l’épanouissement professionnel et créer un environnement d’équipe solide et collaboratif;
• Établir des normes mondiales concernant les services essentiels au fonctionnement d’un bureau, notamment la réception, les opérations de la salle du courrier, le traitement des services de messagerie, l’aménagement des salles de réunion, la gestion des visiteurs et les fournitures de bureau;
• Définir et superviser les processus opérationnels mondiaux relatifs aux arrivées et aux départs, y compris la gestion des accès et la préparation des espaces de travail;
• Veiller à ce que les équipes des opérations offrent une expérience uniforme et axée sur le service aux parties prenantes de l’entreprise dans tous les bureaux;
• Établir des lignes directrices mondiales pour les activités quotidiennes liées aux installations, comme le nettoyage, l’entretien, l’aménagement de l’espace et la sécurité physique;
• Superviser les normes mondiales applicables aux fournisseurs de services liés aux installations et aux bureaux afin d’assurer l’uniformité, la qualité et la valeur.

Exigences 

En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes :

• Plus de cinq ans d’expérience de travail avec des parties prenantes de l’entreprise au sein d’un environnement matriciel interfonctionnel, en assumant des fonctions de leadership;
• Niveau intermédiaire de maîtrise d’Excel et de PowerPoint, avec de l’expérience dans la présentation à des parties prenantes ou à la haute direction;
• Expérience en aménagement et en déménagement de bureaux, et bonne compréhension des espaces de bureaux commerciaux typiques et des structures de location immobilière;
• Capacité avérée à établir des priorités, y compris la capacité à gérer les changements de priorités, tout en prenant en charge de nombreux projets urgents avec des échéances différentes;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de produire des documents efficaces et de présenter des idées dans un langage professionnel et facile à comprendre;
• Motivation et autonomie.

Avantages sociaux et récompenses 

Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques.  Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être de ses employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :

• Une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue)
• Des offres de vacances compétitives
• Des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel
• Un régime de retraite
• Une assurance vie
• Une assurance voyage
• Un programme global de bien-être mental
• Des clubs sportifs et des activités sociales

À propos du Groupe Maples 

Depuis ses débuts modestes, le Groupe Maples est devenu, en cinq décennies, l’une des plus importantes entreprises de services professionnels au monde, offrant des services spécialisés de fiduciaire, d’administration de fonds, de réglementation et de conformité, de formation et de gestion des entités ainsi que des services juridiques sur les lois des îles Vierges britanniques, des îles Caïmans, de l’Irlande, de Jersey et du Luxembourg.

Vous pouvez en savoir plus sur le Groupe Maples sur notre site Web d’entreprise.  Découvrez notre culture et notre équipe sur notre page Carrières ou sur LinkedIn.

Clause de non-responsabilité : tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des demandeurs d’emploi à l’adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons leurs renseignements personnels.

« Veuillez noter que la politique standard du Groupe Maples consiste à effectuer diverses vérifications des antécédents de tous les candidats à qui une offre d’emploi conditionnelle est faite. À l’exception des postes basés en République d’Irlande, les vérifications des antécédents comprendront une vérification du casier judiciaire lorsqu’une offre d’emploi conditionnelle est faite. Si vous avez un casier judiciaire, cela ne signifie pas que votre offre d’emploi sera automatiquement retirée. Le Groupe Maples prendra toutes les décisions relatives aux offres d’emploi au cas par cas et tiendra compte d’un certain nombre de facteurs, tels que le poste pour lequel vous postulez et la nature et les circonstances de l’infraction commise dans le passé. Vous aurez la possibilité d’en discuter avec nous avant qu’une décision ne soit prise. De plus amples renseignements vous seront fournis au moment où une offre d’emploi conditionnelle vous sera faite. »